Chính sách này phải được đọc kết hợp với Chính sách AML của Công ty, đảm bảo tuân thủ đầy đủ các luật hiện hành liên quan đến hoạt động Rửa tiền và Tài trợ khủng bố. Mục đích của Chính sách này là cung cấp hướng dẫn về các quy trình Nhận biết Khách hàng ("KYC") mà Công ty tuân theo để đạt được sự tuân thủ đầy đủ với các quy định AML có liên quan. Chính sách này áp dụng cho tất cả các cán bộ, nhân viên, nhà môi giới giới thiệu, công ty liên kết, sản phẩm và dịch vụ do Công ty cung cấp.
1. QUY TRÌNH PHÂN LOẠI VÀ NHẬN DẠNG KHÁCH HÀNG
Công ty đã áp dụng tất cả các yêu cầu của luật hiện hành liên quan đến phân loại, nhận dạng khách hàng và các thủ tục thẩm định như được giải thích dưới đây.
Phân loại Khách hàng
Khách hàng được phân loại dựa trên hồ sơ rủi ro của họ thành ba loại chính như được giải thích dưới đây:
- Khách hàng rủi ro thấp
- Các loại khách hàng sau đây được coi là rủi ro thấp hơn. Cần lưu ý rằng Công ty sẽ thu thập đủ thông tin để xác định xem khách hàng có đủ điều kiện được phân loại là khách hàng rủi ro thấp hay không:
- Các tổ chức tín dụng hoặc tài chính đặt tại quốc gia khác áp đặt các yêu cầu cao hơn hoặc tương đương với các yêu cầu do cơ quan quản lý của Công ty đặt ra.
- Các công ty niêm yết có chứng khoán được phép giao dịch trên thị trường có quy chế của các quốc gia khác phải tuân thủ các yêu cầu công bố thông tin phù hợp với pháp luật Cộng đồng.
- Khách hàng rủi ro thông thường
- Tất cả khách hàng không thuộc loại Rủi ro cao hoặc Rủi ro thấp sẽ được coi là Khách hàng Rủi ro Thông thường.
- Khách hàng rủi ro cao
- Khách hàng có các tiêu chí sau đây được phân loại là rủi ro cao do các điều kiện sau:
- Khách hàng không giao dịch trực tiếp
- Tài khoản khách hàng đứng tên người thứ ba
- Tài khoản của người có chức vụ chính trị nổi bật ("PEP")
- Cờ bạc/trò chơi điện tử qua internet
- Khách hàng từ các quốc gia áp dụng không đầy đủ các khuyến nghị của FATF
- Khách hàng có nguy cơ rửa tiền và tài trợ khủng bố cao hơn
- Bất kỳ Khách hàng nào khác do chính Công ty xác định là cần được phân loại như vậy
Nhận dạng Khách hàng (Thẩm định)
- Điều kiện Thẩm định
- Các thủ tục Nhận dạng Khách hàng và Thẩm định được áp dụng trong các điều kiện sau:
- Thiết lập mối quan hệ kinh doanh;
- Có nghi ngờ về rửa tiền hoặc tài trợ khủng bố, bất kể số tiền giao dịch;
- Có nghi ngờ về tính đầy đủ của dữ liệu nhận dạng khách hàng đã thu thập trước đó;
- Khách hàng không cung cấp hoặc từ chối cung cấp dữ liệu và thông tin cần thiết để xác minh danh tính và xây dựng hồ sơ kinh tế của họ mà không có lý do chính đáng.
- Thời điểm Thẩm định
- Việc nhận dạng và thẩm định khách hàng phải được thực hiện trước khi thiết lập mối quan hệ kinh doanh hoặc thực hiện giao dịch.
- Việc xác minh danh tính của khách hàng có thể được hoàn tất trong quá trình thiết lập mối quan hệ kinh doanh nếu điều này cần thiết để không làm gián đoạn hoạt động kinh doanh bình thường và khi có rủi ro thấp về rửa tiền hoặc tài trợ khủng bố. Trong trường hợp đó, các thủ tục này cần được hoàn tất càng sớm càng tốt.
- Việc rà soát các hồ sơ hiện có phải được thực hiện thường xuyên, đảm bảo rằng các tài liệu, dữ liệu hoặc thông tin được lưu giữ luôn được cập nhật.
- Các thủ tục thẩm định khách hàng sẽ được áp dụng không chỉ cho tất cả khách hàng mới mà còn vào những thời điểm thích hợp đối với khách hàng hiện tại trên cơ sở nhạy cảm với rủi ro.
- Khi tài khoản của khách hàng được mở, cần được giám sát chặt chẽ.
- Việc rà soát nên được thực hiện ít nhất hai lần một năm và lập biên bản tóm tắt kết quả rà soát, phải được lưu trong hồ sơ khách hàng.
- Vào những khoảng thời gian thường xuyên, Công ty nên so sánh doanh thu ước tính với doanh thu thực tế của tài khoản.
- Mọi sai lệch nghiêm trọng cần được điều tra, không chỉ để có hành động khả thi của Công ty đối với tài khoản cụ thể đó, mà còn để đánh giá độ tin cậy của người hoặc tổ chức đã giới thiệu khách hàng.
- Quy trình Thẩm định
- Thông lệ mà Công ty tuân thủ để đáp ứng các yêu cầu của Luật về vấn đề nhận dạng khách hàng được thực hiện trên cơ sở rủi ro và được nêu dưới đây:
- Quy trình Thẩm định Khách hàng Thông thường áp dụng cho khách hàng rủi ro thông thường và bao gồm các nội dung sau:
- Nhận dạng khách hàng và xác minh danh tính khách hàng trên cơ sở thông tin thu được từ nguồn đáng tin cậy và độc lập.
- Đối với pháp nhân, thực hiện các biện pháp thích hợp dựa trên rủi ro để hiểu cơ cấu sở hữu và kiểm soát của khách hàng.
- Thu thập thông tin về mục đích và bản chất dự kiến của mối quan hệ kinh doanh.
- Thực hiện giám sát liên tục mối quan hệ kinh doanh, bao gồm xem xét các giao dịch được thực hiện trong suốt mối quan hệ để đảm bảo rằng các giao dịch đang được thực hiện phù hợp với dữ liệu và thông tin mà công ty nắm giữ liên quan đến khách hàng.
- Quy trình Thẩm định Khách hàng Đơn giản hóa có thể áp dụng cho khách hàng rủi ro thấp. Các biện pháp này sẽ được áp dụng khi không có nghi ngờ rửa tiền, bất kể có sự miễn trừ, ngoại lệ hay ngưỡng nào, và không phải bất cứ khi nào thiết lập mối quan hệ kinh doanh.
- Quy trình Thẩm định Khách hàng Tăng cường sẽ được áp dụng trong các tình huống mà về bản chất có thể có rủi ro cao về rửa tiền hoặc tài trợ khủng bố. Công ty sẽ thực hiện các biện pháp cụ thể và thích hợp để bù đắp cho rủi ro cao, bằng cách áp dụng một hoặc nhiều biện pháp sau:
- Đảm bảo rằng danh tính của khách hàng được xác lập bằng các tài liệu, dữ liệu hoặc thông tin bổ sung.
- Áp dụng các biện pháp bổ sung để xác minh hoặc chứng thực các tài liệu được cung cấp. Đảm bảo rằng khoản thanh toán đầu tiên của các hoạt động được thực hiện thông qua tài khoản mở dưới tên khách hàng tại một tổ chức tín dụng hoạt động tại quốc gia áp đặt các yêu cầu cao hơn hoặc tương đương với các yêu cầu do cơ quan quản lý của Công ty đặt ra.
- Quy trình Xác minh
- Quy trình xác minh sau đây sẽ được Công ty thực hiện để xác minh danh tính của khách hàng trong quá trình thiết lập mối quan hệ kinh doanh:
- Công ty sẽ đảm bảo rằng việc xây dựng hồ sơ kinh tế, đánh giá tính phù hợp và đánh giá tính thích hợp sẽ được thực hiện mọi lúc trước khi thiết lập mối quan hệ kinh doanh.
- Khách hàng được cung cấp thời gian gia hạn mười lăm (15) ngày để cung cấp cho Công ty các tài liệu nhận dạng của họ;
- Trong thời gian 15 ngày, Công ty phải đảm bảo các điều sau:
- Các khoản tiền chỉ có thể đến từ tài khoản ngân hàng hoặc thông qua các phương tiện khác có liên kết với tài khoản ngân hàng đứng tên khách hàng.
- Các email thông báo/nhắc nhở sẽ được gửi đến khách hàng yêu cầu cung cấp tài liệu nhận dạng của khách hàng.
- Đóng tài khoản trong trường hợp quy trình xác minh không được hoàn tất sau khi kết thúc thời hạn.
- Công ty sẽ không giữ lại bất kỳ khoản tiền nào của khách hàng và không có tài khoản nào bị phong tỏa trừ khi có nghi ngờ rửa tiền.
- Các vấn đề khác liên quan đến Thẩm định
- Người có chức vụ chính trị nổi bật
- Người có chức vụ chính trị nổi bật ("PEPs") là những cá nhân đang hoặc đã được giao phó các chức năng công cộng nổi bật ở nước ngoài và người có quan hệ mật thiết là người có mối quan hệ gần gũi với những người có chức vụ chính trị nổi bật. Công ty nên áp dụng các biện pháp thẩm định bổ sung sau đây để xác định xem khách hàng tiềm năng có phải là người có chức vụ chính trị nổi bật hay không:
- Phê duyệt đặc biệt từ Ban Quản lý trước khi thiết lập mối quan hệ kinh doanh với khách hàng.
- Thực hiện các biện pháp thích hợp để xác lập nguồn gốc tài sản của khách hàng và nguồn tiền liên quan đến việc thiết lập mối quan hệ kinh doanh hoặc giao dịch.
- Thực hiện giám sát tăng cường và liên tục đối với mối quan hệ kinh doanh.
- Tài khoản ẩn danh hoặc tài khoản đánh số
- Công ty bị cấm duy trì tài khoản ẩn danh hoặc tài khoản đánh số. Ngoài ra, Công ty sẽ đặc biệt chú ý đến bất kỳ mối đe dọa rửa tiền hoặc tài trợ khủng bố nào có thể phát sinh từ các sản phẩm hoặc giao dịch có thể ưu ái việc ẩn danh và thực hiện các biện pháp để ngăn chặn việc sử dụng chúng cho mục đích rửa tiền hoặc tài trợ khủng bố.
- Thực hiện Thẩm định bởi Bên thứ ba
- Công ty được phép và có thể dựa vào bên thứ ba để đáp ứng các yêu cầu về thẩm định khách hàng. Tuy nhiên, trong những trường hợp đó, trách nhiệm cuối cùng trong việc đáp ứng các yêu cầu đó vẫn thuộc về Công ty dựa vào bên thứ ba.
2. QUY TRÌNH MỞ TÀI KHOẢN KHÁCH HÀNG VÀ TÀI LIỆU KYC
Trước khi chấp nhận khách hàng mới, Công ty yêu cầu các khách hàng này cung cấp một số thông tin và tài liệu nhất định nhằm mục đích nhận dạng khách hàng và xác minh danh tính khách hàng.
Mở Tài khoản
- Thông tin cần thiết để Mở Tài khoản
- Tất cả khách hàng quan tâm đến việc mở tài khoản với Công ty được yêu cầu cung cấp một số thông tin nhất định bao gồm:
- Thông tin cá nhân của Khách hàng
- Xây dựng Hồ sơ Kinh tế cho Khách hàng
- Đánh giá Tính phù hợp/Tính thích hợp của Khách hàng. Rõ ràng là việc nhận dạng khách hàng bao gồm xây dựng hồ sơ kinh tế và đánh giá tính phù hợp/tính thích hợp sẽ được thực hiện trước khi thiết lập mối quan hệ kinh doanh với khách hàng.
- Quy trình mở tài khoản
- Khách hàng hoàn thành các biểu mẫu mở tài khoản, cung cấp tất cả thông tin cần thiết.
- Quản trị viên có trách nhiệm thu thập tất cả thông tin ban đầu của khách hàng và chuyển trực tiếp đến Ban quản lý và Cán bộ tuân thủ AML để xem xét, đánh giá và phê duyệt.
- Sau khi được phê duyệt, quản trị viên ghi lại tất cả thông tin cần thiết vào hệ thống phần mềm của Công ty và thông báo cho các bộ phận liên quan.
Tài liệu KYC
Trước khi chấp nhận khách hàng mới và cho phép họ giao dịch với Công ty, các tài liệu sau đây phải được thu thập để xác minh danh tính của khách hàng:
- Cá nhân
- Các tài liệu nhận dạng cần thiết từ cá nhân (Khách hàng cá nhân) để thực hiện hiệu quả các quy trình KYC của Công ty như sau:
- Một giấy tờ tùy thân hợp lệ do chính phủ cấp đã được chứng thực - Hộ chiếu, Thẻ căn cước công dân, Giấy phép lái xe (...) phải bao gồm Họ và tên của khách hàng, Ngày sinh của khách hàng, Ảnh của khách hàng và Tình trạng hiệu lực (Ngày hết hạn và/hoặc Ngày cấp + Thời hạn hiệu lực)
- Một bằng chứng cư trú gần đây đã được chứng thực đứng tên người đó - Sao kê ngân hàng, Hóa đơn tiện ích, Hóa đơn điện thoại (...) phải bao gồm Họ và tên của khách hàng, Địa chỉ nhà của khách hàng và Ngày cấp (không được quá 3 tháng).
- Pháp nhân
- Một quy trình nhận dạng khác được áp dụng cho Pháp nhân (khách hàng doanh nghiệp) có nhu cầu mở tài khoản với Công ty. Các yêu cầu về tài liệu này được trình bày dưới đây:
- Tài liệu thành lập
- Hình thức và tên gọi của tài liệu doanh nghiệp có thể khác nhau tùy thuộc vào quốc gia thành lập và/hoặc hình thức pháp lý của công ty. Tuy nhiên, các Tài liệu Doanh nghiệp do chính phủ cấp yêu cầu phải bao gồm Tên công ty, Ngày và Nơi thành lập, Địa chỉ văn phòng đã đăng ký, Giám đốc và người được ủy quyền, Cơ cấu sở hữu/cổ phần (Tên cổ đông và tỷ lệ sở hữu cổ phần), Hoạt động đã đăng ký của công ty. Các tài liệu này có thể bao gồm nhưng không giới hạn Giấy chứng nhận thành lập hoặc Giấy chứng nhận đăng ký, Giấy chứng nhận văn phòng đã đăng ký, Giấy chứng nhận Giám đốc và Thư ký, Giấy chứng nhận Cổ đông đã đăng ký, Điều lệ và các văn bản liên quan.
- Tài liệu của Giám đốc và Chủ sở hữu hưởng lợi
- Các tài liệu KYC và nhận dạng cá nhân được yêu cầu từ:
- Giám đốc của Pháp nhân
- Chủ sở hữu hưởng lợi cuối cùng của Pháp nhân có quyền sở hữu từ 10% trở lên.
- Các tài liệu nhận dạng này bao gồm Giấy tờ tùy thân và Bằng chứng cư trú.
- Nghị quyết của Hội đồng quản trị
- Một nghị quyết của hội đồng quản trị của pháp nhân về việc mở tài khoản và ủy quyền cho những người sẽ vận hành tài khoản đó.