นโยบายนี้ต้องอ่านร่วมกับนโยบาย AML ของบริษัท เพื่อให้สอดคล้องกับกฎหมายที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรมการฟอกเงินและการจัดหาเงินทุนแก่การก่อการร้ายอย่างครบถ้วน วัตถุประสงค์ของนโยบายนี้คือเพื่อให้คำแนะนำเกี่ยวกับขั้นตอนการรู้จักลูกค้า ("KYC") ซึ่งบริษัทปฏิบัติตามเพื่อให้สอดคล้องกับกฎหมาย AML ที่เกี่ยวข้องอย่างครบถ้วน นโยบายนี้ใช้กับเจ้าหน้าที่ พนักงาน นายหน้าชักชวน บริษัทในเครือ ผลิตภัณฑ์ และบริการทั้งหมดที่บริษัทเสนอ
1. ขั้นตอนการจัดประเภทและการระบุตัวตนของลูกค้า
บริษัทได้นำข้อกำหนดทั้งหมดของกฎหมายที่เกี่ยวข้องเกี่ยวกับการจัดประเภทและการระบุตัวตนของลูกค้าและขั้นตอนการตรวจสอบสถานะมาใช้ตามที่อธิบายไว้ด้านล่าง
การจัดประเภทลูกค้า
ลูกค้าจะถูกจัดประเภทตามโปรไฟล์ความเสี่ยงออกเป็นสามประเภทหลัก ดังนี้:
- ลูกค้าความเสี่ยงต่ำ
- ลูกค้าประเภทต่อไปนี้ถือว่ามีความเสี่ยงต่ำกว่า ควรสังเกตว่าบริษัทจะรวบรวมข้อมูลที่เพียงพอเพื่อพิจารณาว่าลูกค้ามีคุณสมบัติที่จะถูกจัดประเภทเป็นลูกค้าความเสี่ยงต่ำหรือไม่:
- สถาบันสินเชื่อหรือการเงินที่ตั้งอยู่ในประเทศอื่นซึ่งกำหนดข้อกำหนดที่สูงกว่าหรือเทียบเท่ากับที่กำหนดโดยหน่วยงานกำกับดูแลของบริษัท
- บริษัทจดทะเบียนที่มีหลักทรัพย์ซื้อขายในตลาดที่มีการควบคุมของประเทศอื่นซึ่งอยู่ภายใต้ข้อกำหนดการเปิดเผยข้อมูลที่สอดคล้องกับกฎหมายของประชาคม
- ลูกค้าความเสี่ยงปกติ
- ลูกค้าทั้งหมดที่ไม่อยู่ในประเภทความเสี่ยงสูงหรือความเสี่ยงต่ำจะถือเป็นลูกค้าความเสี่ยงปกติ
- ลูกค้าความเสี่ยงสูง
- ลูกค้าที่มีเกณฑ์ดังต่อไปนี้ถูกจัดประเภทเป็นความเสี่ยงสูงเนื่องจากเงื่อนไขดังต่อไปนี้:
- ลูกค้าที่ไม่พบหน้ากัน
- บัญชีลูกค้าในนามของบุคคลที่สาม
- บัญชีของบุคคลที่มีตำแหน่งทางการเมืองที่เปิดเผย ("PEP")
- การพนัน/เกมอิเล็กทรอนิกส์ผ่านอินเทอร์เน็ต
- ลูกค้าจากประเทศที่ใช้คำแนะนำของ FATF อย่างไม่เพียงพอ
- ลูกค้าที่มีความเสี่ยงสูงในการฟอกเงินและการจัดหาเงินทุนแก่การก่อการร้าย
- ลูกค้าอื่นใดที่บริษัทกำหนดให้จัดประเภทดังกล่าว
การระบุตัวตนลูกค้า (การตรวจสอบสถานะ)
- เงื่อนไขการตรวจสอบสถานะ
- ขั้นตอนการระบุตัวตนลูกค้าและการตรวจสอบสถานะจะใช้ในเงื่อนไขดังต่อไปนี้:
- การสร้างความสัมพันธ์ทางธุรกิจ
- มีข้อสงสัยเกี่ยวกับการฟอกเงินหรือการจัดหาเงินทุนแก่การก่อการร้าย โดยไม่คำนึงถึงจำนวนธุรกรรม
- มีข้อสงสัยเกี่ยวกับความเพียงพอของข้อมูลระบุตัวตนลูกค้าที่ได้รับก่อนหน้านี้
- ลูกค้าไม่ส่งหรือปฏิเสธที่จะส่งข้อมูลและเอกสารที่จำเป็นสำหรับการตรวจสอบยืนยันตัวตนและการสร้างโปรไฟล์ทางเศรษฐกิจ โดยไม่มีเหตุผลอันสมควร
- ระยะเวลาในการตรวจสอบสถานะ
- การระบุตัวตนลูกค้าและการตรวจสอบสถานะต้องดำเนินการก่อนการสร้างความสัมพันธ์ทางธุรกิจหรือการดำเนินธุรกรรม
- การตรวจสอบยืนยันตัวตนของลูกค้าอาจเสร็จสิ้นในระหว่างการสร้างความสัมพันธ์ทางธุรกิจ หากจำเป็นเพื่อไม่ให้ขัดขวางการดำเนินธุรกิจตามปกติ และมีความเสี่ยงต่ำที่จะเกิดการฟอกเงินหรือการจัดหาเงินทุนแก่การก่อการร้าย ในสถานการณ์เช่นนี้ ขั้นตอนเหล่านี้ต้องดำเนินการให้เสร็จโดยเร็วที่สุด
- การทบทวนบันทึกที่มีอยู่ต้องดำเนินการอย่างสม่ำเสมอ เพื่อให้แน่ใจว่าเอกสาร ข้อมูล หรือข้อมูลที่เก็บไว้เป็นปัจจุบัน
- ขั้นตอนการตรวจสอบสถานะลูกค้าจะต้องใช้ไม่เพียงกับลูกค้าใหม่ทั้งหมด แต่ยังรวมถึงลูกค้าปัจจุบันตามความเหมาะสมตามความเสี่ยง
- เมื่อเปิดบัญชีลูกค้า ควรมีการติดตามอย่างใกล้ชิด
- ควรดำเนินการทบทวนอย่างน้อยปีละสองครั้ง และจัดทำบันทึกสรุปผลการทบทวน ซึ่งต้องเก็บไว้ในแฟ้มของลูกค้า
- บริษัทควรเปรียบเทียบมูลค่าการซื้อขายโดยประมาณกับมูลค่าการซื้อขายจริงของบัญชีเป็นระยะๆ
- ควรสอบสวนความเบี่ยงเบนที่ร้ายแรงใดๆ ไม่เพียงแต่สำหรับการดำเนินการที่อาจเกิดขึ้นของบริษัทเกี่ยวกับบัญชีนั้นๆ แต่ยังเพื่อประเมินความน่าเชื่อถือของบุคคลหรือนิติบุคคลที่แนะนำลูกค้าด้วย
- ขั้นตอนการตรวจสอบสถานะ
- แนวปฏิบัติที่บริษัทยึดถือเพื่อให้สอดคล้องกับข้อกำหนดของกฎหมายในเรื่องการระบุตัวตนลูกค้านั้นดำเนินการตามแนวทางที่อิงตามความเสี่ยง และกำหนดไว้ดังนี้:
- ขั้นตอนการตรวจสอบสถานะลูกค้าปกติใช้กับลูกค้าความเสี่ยงปกติ และจะประกอบด้วยดังต่อไปนี้:
- การระบุตัวตนลูกค้าและการตรวจสอบยืนยันตัวตนของลูกค้าตามข้อมูลที่ได้จากแหล่งที่เชื่อถือได้และเป็นอิสระ
- สำหรับนิติบุคคล ให้ใช้มาตรการที่เหมาะสมตามความเสี่ยงเพื่อทำความเข้าใจโครงสร้างความเป็นเจ้าของและการควบคุมของลูกค้า
- การได้รับข้อมูลเกี่ยวกับวัตถุประสงค์และลักษณะที่ตั้งใจของความสัมพันธ์ทางธุรกิจ
- การติดตามความสัมพันธ์ทางธุรกิจอย่างต่อเนื่อง รวมถึงการตรวจสอบธุรกรรมที่ดำเนินการตลอดความสัมพันธ์เพื่อให้แน่ใจว่าธุรกรรมที่ดำเนินการสอดคล้องกับข้อมูลที่บริษัทถืออยู่เกี่ยวกับลูกค้า
- ขั้นตอนการตรวจสอบสถานะลูกค้าแบบย่ออาจใช้กับลูกค้าความเสี่ยงต่ำ มาตรการเหล่านี้จะใช้เมื่อไม่มีข้อสงสัยเกี่ยวกับการฟอกเงิน โดยไม่คำนึงถึงการยกเว้น การผ่อนผัน หรือเกณฑ์ใดๆ และไม่ใช่เมื่อมีการสร้างความสัมพันธ์ทางธุรกิจ
- ขั้นตอนการตรวจสอบสถานะลูกค้าแบบเข้มข้นควรใช้ในสถานการณ์ที่โดยธรรมชาติอาจมีความเสี่ยงสูงในการฟอกเงินหรือการจัดหาเงินทุนแก่การก่อการร้าย บริษัทจะใช้มาตรการเฉพาะและเพียงพอเพื่อชดเชยความเสี่ยงสูง โดยใช้มาตรการอย่างน้อยหนึ่งอย่างดังต่อไปนี้:
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการระบุตัวตนของลูกค้าด้วยเอกสาร ข้อมูล หรือข้อมูลเพิ่มเติม
- ใช้มาตรการเสริมเพื่อตรวจสอบหรือรับรองเอกสารที่ให้มา ตรวจสอบให้แน่ใจว่าการชำระเงินครั้งแรกของการดำเนินการดำเนินการผ่านบัญชีที่เปิดในชื่อของลูกค้ากับสถาบันสินเชื่อที่ดำเนินงานในประเทศซึ่งกำหนดข้อกำหนดที่สูงกว่าหรือเทียบเท่ากับที่กำหนดโดยหน่วยงานกำกับดูแลของบริษัท
- ขั้นตอนการตรวจสอบยืนยัน
- บริษัทจะปฏิบัติตามขั้นตอนการตรวจสอบยืนยันดังต่อไปนี้เพื่อตรวจสอบยืนยันตัวตนของลูกค้าในระหว่างการสร้างความสัมพันธ์ทางธุรกิจ:
- บริษัทจะตรวจสอบให้แน่ใจว่าการสร้างโปรไฟล์ทางเศรษฐกิจ การประเมินความเหมาะสม และการประเมินความเหมาะสมจะดำเนินการทุกครั้งก่อนการสร้างความสัมพันธ์ทางธุรกิจ
- ลูกค้าจะได้รับระยะเวลาผ่อนผันสิบห้า (15) วันในการส่งเอกสารระบุตัวตนให้บริษัท
- ในช่วง 15 วัน บริษัทต้องตรวจสอบให้แน่ใจดังต่อไปนี้:
- เงินทุนอาจมาจากบัญชีธนาคารหรือผ่านช่องทางอื่นที่เชื่อมโยงกับบัญชีธนาคารในชื่อของลูกค้าเท่านั้น
- จะส่งอีเมลแจ้งเตือน/เตือนความจำไปยังลูกค้าเพื่อขอให้ส่งเอกสารระบุตัวตนของลูกค้า
- การปิดบัญชีในกรณีที่ขั้นตอนการตรวจสอบยืนยันไม่เสร็จสิ้นหลังจากครบกำหนดระยะเวลา
- บริษัทจะไม่ระงับเงินทุนของลูกค้าใดๆ และจะไม่มีการอายัดบัญชีใดๆ เว้นแต่จะมีข้อสงสัยเกี่ยวกับการฟอกเงิน
- เรื่องอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับการตรวจสอบสถานะ
- บุคคลที่มีตำแหน่งทางการเมืองที่เปิดเผย
- บุคคลที่มีตำแหน่งทางการเมืองที่เปิดเผย ("PEPs") คือบุคคลที่ได้รับหรือเคยได้รับหน้าที่สาธารณะที่สำคัญในต่างประเทศ และผู้ใกล้ชิดคือบุคคลที่มีความสัมพันธ์ใกล้ชิดกับบุคคลที่มีตำแหน่งทางการเมืองที่เปิดเผย บริษัทควรใช้มาตรการตรวจสอบสถานะเพิ่มเติมดังต่อไปนี้เพื่อพิจารณาว่าลูกค้าที่มีศักยภาพเป็นบุคคลที่มีตำแหน่งทางการเมืองที่เปิดเผยหรือไม่:
- การอนุมัติพิเศษจากฝ่ายบริหารก่อนการสร้างความสัมพันธ์ทางธุรกิจกับลูกค้า
- ใช้มาตรการที่เหมาะสมเพื่อกำหนดที่มาของทรัพย์สินของลูกค้าและแหล่งที่มาของเงินทุนที่เกี่ยวข้องกับการสร้างความสัมพันธ์ทางธุรกิจหรือธุรกรรม
- ดำเนินการติดตามความสัมพันธ์ทางธุรกิจอย่างเข้มข้นและต่อเนื่อง
- บัญชีนิรนามหรือบัญชีหมายเลข
- บริษัทถูกห้ามไม่ให้เก็บรักษาบัญชีนิรนามหรือบัญชีหมายเลข นอกจากนี้ บริษัทจะให้ความสนใจเป็นพิเศษต่อภัยคุกคามจากการฟอกเงินหรือการจัดหาเงินทุนแก่การก่อการร้ายที่อาจเกิดขึ้นจากผลิตภัณฑ์หรือธุรกรรมที่อาจสนับสนุนการไม่เปิดเผยตัวตน และใช้มาตรการเพื่อป้องกันการใช้เพื่อวัตถุประสงค์ในการฟอกเงินหรือการจัดหาเงินทุนแก่การก่อการร้าย
- การดำเนินการตรวจสอบสถานะโดยบุคคลที่สาม
- บริษัทได้รับอนุญาตให้และอาจพึ่งพาบุคคลที่สามเพื่อปฏิบัติตามข้อกำหนดการตรวจสอบสถานะลูกค้า อย่างไรก็ตาม ในกรณีดังกล่าว ความรับผิดชอบสูงสุดในการปฏิบัติตามข้อกำหนดเหล่านั้นยังคงอยู่กับบริษัทที่พึ่งพาบุคคลที่สามนั้น
2. ขั้นตอนการเปิดบัญชีลูกค้าและเอกสาร KYC
ก่อนที่จะรับลูกค้าใหม่ บริษัทกำหนดให้ลูกค้าเหล่านี้ต้องให้ข้อมูลและเอกสารบางอย่างเพื่อวัตถุประสงค์ในการระบุตัวตนลูกค้าและการตรวจสอบยืนยันตัวตนของลูกค้า
การเปิดบัญชี
- ข้อมูลที่จำเป็นสำหรับการเปิดบัญชี
- ลูกค้าทุกคนที่สนใจเปิดบัญชีกับบริษัทจะต้องให้ข้อมูลบางอย่าง รวมถึง:
- รายละเอียดส่วนตัวของลูกค้า
- การสร้างโปรไฟล์ทางเศรษฐกิจสำหรับลูกค้า
- การประเมินความเหมาะสม/ความเหมาะสมของลูกค้า เป็นที่ชัดเจนว่าการระบุตัวตนของลูกค้ารวมถึงการสร้างโปรไฟล์ทางเศรษฐกิจและการประเมินความเหมาะสม/ความเหมาะสมจะต้องดำเนินการก่อนการสร้างความสัมพันธ์ทางธุรกิจกับลูกค้า
- ขั้นตอนการเปิดบัญชี
- ลูกค้ากรอกแบบฟอร์มเปิดบัญชีโดยระบุข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมด
- ผู้ดูแลระบบที่รับผิดชอบรวบรวมข้อมูลเบื้องต้นทั้งหมดของลูกค้าและส่งต่อไปยังฝ่ายบริหารและเจ้าหน้าที่ปฏิบัติตามกฎหมาย AML เพื่อตรวจสอบ ทบทวน และอนุมัติ
- หลังจากการอนุมัติ ผู้ดูแลระบบบันทึกข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดลงในระบบซอฟต์แวร์ของบริษัทและแจ้งให้แผนกที่เกี่ยวข้องทราบ
เอกสาร KYC
ก่อนที่จะรับลูกค้าใหม่และอนุญาตให้พวกเขาซื้อขายกับบริษัท จะต้องได้รับเอกสารดังต่อไปนี้เพื่อตรวจสอบตัวตนของลูกค้า:
- บุคคลธรรมดา
- เอกสารแสดงตนที่จำเป็นจากบุคคลธรรมดา (ลูกค้ารายบุคคล) เพื่อดำเนินการตามขั้นตอน KYC ของบริษัทอย่างมีประสิทธิภาพ มีดังนี้:
- หลักฐานแสดงตนที่ออกโดยหน่วยงานราชการที่ได้รับการรับรองซึ่งยังมีผลบังคับใช้ - หนังสือเดินทาง บัตรประจำตัวประชาชน ใบอนุญาตขับขี่ (...) ซึ่งต้องระบุชื่อเต็มของลูกค้า วันเกิดของลูกค้า รูปถ่ายของลูกค้า และสถานะอายุ (วันที่หมดอายุ และ/หรือ วันที่ออก + ระยะเวลาที่มีผลบังคับใช้)
- หลักฐานแสดงที่อยู่ตามบ้านที่ได้รับการรับรองล่าสุดในชื่อของบุคคลนั้น - รายการเดินบัญชีธนาคาร ค่าสาธารณูปโภค ค่าโทรศัพท์ (...) ซึ่งต้องระบุชื่อเต็มของลูกค้า ที่อยู่ตามบ้านของลูกค้า และวันที่ออก (ต้องไม่เกิน 3 เดือน)
- นิติบุคคล
- มีการดำเนินการระบุตัวตนที่แตกต่างสำหรับนิติบุคคล (ลูกค้าองค์กร) ที่สนใจเปิดบัญชีกับบริษัท ข้อกำหนดด้านเอกสารเหล่านี้แสดงไว้ด้านล่าง:
- เอกสารการจัดตั้งบริษัท
- รูปแบบและชื่อของเอกสารบริษัทอาจแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับประเทศที่จดทะเบียนและ/หรือรูปแบบทางกฎหมายของบริษัท อย่างไรก็ตาม เอกสารบริษัทที่ออกโดยหน่วยงานราชการที่จำเป็นควรประกอบด้วย ชื่อบริษัท วันที่และสถานที่จดทะเบียน ที่อยู่สำนักงานจดทะเบียน กรรมการและผู้มีอำนาจลงนาม โครงสร้างความเป็นเจ้าของ/ผู้ถือหุ้น (ชื่อผู้ถือหุ้นและเปอร์เซ็นต์การถือหุ้น) กิจกรรมที่จดทะเบียนของบริษัท เอกสารเหล่านี้อาจรวมถึงแต่ไม่จำกัดเพียง หนังสือรับรองการจดทะเบียนบริษัทหรือหนังสือรับรองการจดทะเบียน หนังสือรับรองสำนักงานจดทะเบียน หนังสือรับรองกรรมการและเลขานุการ หนังสือรับรองผู้ถือหุ้นจดทะเบียน หนังสือบริคณห์สนธิและข้อบังคับ
- เอกสารของกรรมการและผู้มีประโยชน์ที่แท้จริง
- เอกสาร KYC และเอกสารแสดงตนส่วนบุคคลจำเป็นต้องได้รับจาก:
- กรรมการของนิติบุคคล
- ผู้มีประโยชน์ที่แท้จริงสูงสุดของนิติบุคคลที่มีความเป็นเจ้าของหรือสิทธิประโยชน์ 10% ขึ้นไป
- เอกสารแสดงตนเหล่านี้รวมถึงหลักฐานแสดงตนและหลักฐานที่อยู่
- มติคณะกรรมการ
- มติของคณะกรรมการของนิติบุคคลเพื่อการเปิดบัญชีและการให้อำนาจแก่ผู้ที่จะดำเนินการบัญชี