Kebijakan KYC

Kebijakan ini harus dibaca bersama dengan Kebijakan AML Perusahaan, untuk memastikan kepatuhan penuh terhadap undang-undang yang berlaku terkait dengan kegiatan Pencucian Uang dan Pendanaan Terorisme. Tujuan dari Kebijakan ini adalah untuk memberikan panduan mengenai prosedur Know Your Client ("KYC") yang diikuti oleh Perusahaan guna mencapai kepatuhan penuh terhadap peraturan AML yang relevan. Kebijakan ini berlaku untuk semua pejabat, karyawan, pialang pengantar, perusahaan afiliasi, produk dan layanan yang ditawarkan oleh Perusahaan.

1. PROSEDUR KATEGORISASI DAN IDENTIFIKASI NASABAH

Perusahaan telah mengadopsi semua persyaratan undang-undang yang berlaku terkait dengan prosedur kategorisasi dan identifikasi nasabah serta uji tuntas sebagaimana dijelaskan di bawah ini.

Kategorisasi Nasabah

Nasabah dikategorikan berdasarkan profil risiko mereka ke dalam tiga kategori utama sebagaimana dijelaskan di bawah ini:

1. Nasabah Berisiko Rendah
2. Jenis nasabah berikut ini dianggap berisiko lebih rendah. Perlu dicatat bahwa Perusahaan harus mengumpulkan informasi yang cukup untuk menetapkan apakah nasabah memenuhi syarat untuk diklasifikasikan sebagai nasabah berisiko rendah:

• Lembaga kredit atau keuangan yang berada di negara lain yang memberlakukan persyaratan yang lebih tinggi atau setara dengan yang ditetapkan oleh regulator Perusahaan.
• Perusahaan tercatat yang efeknya diizinkan untuk diperdagangkan di pasar yang diatur di negara lain yang tunduk pada persyaratan pengungkapan yang konsisten dengan peraturan Komunitas.

1. Nasabah Berisiko Normal
2. Semua nasabah yang tidak termasuk dalam kategori Berisiko Tinggi atau Berisiko Rendah akan dianggap sebagai Nasabah Berisiko Normal.
3. Nasabah Berisiko Tinggi
4. Nasabah dengan kriteria berikut diklasifikasikan sebagai berisiko tinggi karena kondisi berikut:

• Nasabah non tatap muka
• Akun nasabah atas nama pihak ketiga
• Akun orang yang terekspos secara politik ("PEP")
• Perjudian/permainan elektronik melalui internet
• Nasabah dari negara yang tidak menerapkan rekomendasi FATF secara memadai
• Nasabah yang menimbulkan risiko lebih tinggi terhadap pencucian uang dan pendanaan terorisme
• Nasabah lain yang ditentukan sendiri oleh Perusahaan untuk diklasifikasikan demikian

Identifikasi Nasabah (Uji Tuntas)

1. Kondisi Uji Tuntas
2. Prosedur Identifikasi Nasabah dan Uji Tuntas diterapkan dalam kondisi berikut:

• Menjalin hubungan bisnis;
• Ada kecurigaan pencucian uang atau pendanaan terorisme, terlepas dari jumlah transaksi;
• Ada keraguan tentang kecukupan data identifikasi nasabah yang diperoleh sebelumnya;
• Kegagalan atau penolakan oleh nasabah untuk menyerahkan data dan informasi yang diperlukan untuk verifikasi identitasnya dan pembuatan profil ekonominya, tanpa justifikasi yang memadai.

1. Waktu Uji Tuntas

• Identifikasi nasabah dan uji tuntas harus dilakukan sebelum terjalinnya hubungan bisnis atau dilakukannya transaksi.
• Verifikasi identitas nasabah dapat diselesaikan selama terjalinnya hubungan bisnis jika hal ini diperlukan agar tidak mengganggu kelancaran bisnis yang normal dan jika terdapat risiko terbatas terjadinya pencucian uang atau pendanaan terorisme. Dalam situasi seperti itu, prosedur ini harus diselesaikan sesegera mungkin.
• Peninjauan terhadap catatan yang ada harus dilakukan secara berkala, sehingga memastikan bahwa dokumen, data, atau informasi yang dimiliki adalah terkini.
• Prosedur uji tuntas nasabah harus diterapkan tidak hanya untuk semua nasabah baru tetapi juga pada waktu yang tepat untuk nasabah yang sudah ada berdasarkan basis risiko.
• Ketika akun nasabah dibuka, akun tersebut harus dipantau secara ketat.
• Peninjauan harus dilakukan setidaknya dua kali setahun, dan catatan yang merangkum hasil peninjauan harus disiapkan, yang harus disimpan dalam berkas nasabah.
• Pada interval yang sering, Perusahaan harus membandingkan perkiraan omzet dengan omzet aktual akun.
• Setiap penyimpangan serius harus diselidiki, tidak hanya untuk kemungkinan tindakan oleh Perusahaan terkait dengan akun tertentu yang bersangkutan, tetapi juga untuk mengukur keandalan orang atau entitas yang memperkenalkan nasabah tersebut.

1. Prosedur Uji Tuntas
2. Praktik yang dianut Perusahaan untuk mematuhi persyaratan Undang-Undang tentang subjek identifikasi nasabah dicapai dengan pendekatan berbasis risiko dan ditetapkan sebagai berikut:

• Prosedur Uji Tuntas Nasabah Normal berlaku untuk nasabah berisiko normal dan harus mencakup hal-hal berikut:
• Identifikasi nasabah dan verifikasi identitas nasabah berdasarkan informasi yang diperoleh dari sumber yang andal dan independen.
• Untuk badan hukum, mengambil tindakan yang memadai dan berbasis risiko untuk memahami struktur kepemilikan dan pengendalian nasabah.
• Memperoleh informasi tentang tujuan dan sifat yang dimaksudkan dari hubungan bisnis.
• Melakukan pemantauan berkelanjutan terhadap hubungan bisnis termasuk pengawasan terhadap transaksi yang dilakukan selama hubungan untuk memastikan bahwa transaksi yang dilakukan konsisten dengan data dan informasi yang dimiliki perusahaan sehubungan dengan nasabah.
• Prosedur Uji Tuntas Nasabah yang Disederhanakan dapat berlaku untuk nasabah berisiko rendah. Tindakan ini harus diterapkan ketika tidak ada kecurigaan pencucian uang, terlepas dari adanya derogasi, pengecualian, atau ambang batas, dan tidak setiap kali hubungan bisnis terjalin.
• Prosedur Uji Tuntas Nasabah yang Ditingkatkan harus diterapkan dalam situasi yang secara alami dapat menimbulkan risiko tinggi pencucian uang atau pendanaan terorisme. Perusahaan harus mengambil tindakan khusus dan memadai untuk mengkompensasi risiko tinggi tersebut, dengan menerapkan satu atau lebih tindakan berikut:
• Memastikan bahwa identitas nasabah ditetapkan dengan dokumen, data, atau informasi tambahan.
• Menerapkan tindakan tambahan untuk memverifikasi atau mensertifikasi dokumen yang diserahkan. Memastikan bahwa pembayaran pertama dari operasi dilakukan melalui akun yang dibuka atas nama nasabah di lembaga kredit yang beroperasi di negara yang memberlakukan persyaratan yang lebih tinggi atau setara dengan yang ditetapkan oleh regulator Perusahaan.

1. Prosedur Verifikasi
2. Prosedur verifikasi berikut akan diikuti oleh Perusahaan untuk memverifikasi identitas nasabah selama terjalinnya hubungan bisnis:

• Perusahaan akan memastikan bahwa pembuatan profil ekonomi, penilaian kesesuaian, dan penilaian kelayakan harus dilakukan setiap saat sebelum terjalinnya hubungan bisnis.
• Nasabah diberikan masa tenggang lima belas (15) hari untuk menyerahkan dokumen identifikasi mereka kepada Perusahaan;
• Selama periode 15 hari, Perusahaan diwajibkan untuk memastikan hal-hal berikut:
• Dana hanya boleh berasal dari rekening bank atau melalui sarana lain yang terkait dengan rekening bank atas nama nasabah.
• Email pemberitahuan/pengingat akan dikirim kepada nasabah yang meminta untuk diberikan dokumen identifikasi nasabah.
• Penutupan akun dalam kasus di mana prosedur verifikasi tidak selesai setelah berakhirnya periode tersebut.
• Perusahaan tidak boleh menahan dana nasabah mana pun dan tidak ada akun yang akan dibekukan kecuali ada kecurigaan pencucian uang.

1. Hal-hal Lain Terkait Uji Tuntas

• Orang yang Terekspos Secara Politik
• Orang yang Terekspos Secara Politik ("PEP") adalah individu yang sedang atau pernah dipercaya dengan fungsi publik yang menonjol di negara asing dan rekan dekat adalah seseorang yang memiliki hubungan dekat dengan orang yang terekspos secara politik. Perusahaan harus mengadopsi tindakan uji tuntas tambahan berikut untuk menentukan apakah calon nasabah adalah orang yang terekspos secara politik:
• Persetujuan Khusus dari Manajemen sebelum terjalinnya hubungan bisnis dengan nasabah.
• Mengambil tindakan yang tepat untuk menetapkan asal usul aset nasabah dan sumber dana yang terkait dengan terjalinnya hubungan bisnis atau transaksi.
• Melakukan pemantauan yang ditingkatkan dan berkelanjutan terhadap hubungan bisnis.
• Akun Anonim atau Bernomor
• Perusahaan dilarang menyimpan akun anonim atau bernomor. Selain itu, Perusahaan harus memberikan perhatian khusus terhadap setiap ancaman pencucian uang atau pendanaan terorisme yang mungkin timbul dari produk atau transaksi yang dapat mendukung anonimitas dan mengambil tindakan untuk mencegah penggunaannya untuk tujuan pencucian uang atau pendanaan terorisme.
• Pelaksanaan Uji Tuntas oleh Pihak Ketiga
• Perusahaan diizinkan untuk dan dapat mengandalkan pihak ketiga untuk memenuhi persyaratan uji tuntas nasabah. Namun, dalam kasus tersebut, tanggung jawab akhir untuk memenuhi persyaratan tersebut tetap berada pada Perusahaan yang mengandalkan pihak ketiga tersebut.

2. PROSEDUR PEMBUKAAN AKUN NASABAH DAN DOKUMENTASI KYC

Sebelum menerima nasabah baru, Perusahaan mewajibkan nasabah tersebut untuk memberikan informasi dan dokumentasi tertentu untuk tujuan identifikasi nasabah dan verifikasi identitas nasabah.

Pembukaan Akun

1. Informasi yang Diperlukan untuk Pembukaan Akun
2. Semua nasabah yang tertarik untuk membuka akun dengan Perusahaan diminta untuk memberikan informasi tertentu termasuk:

• Data pribadi Nasabah
• Pembuatan Profil Ekonomi untuk Nasabah
• Penilaian Kesesuaian/Kelayakan Nasabah. Jelas bahwa identifikasi nasabah termasuk pembuatan profil ekonomi dan penilaian kesesuaian/kelayakan harus dilakukan sebelum terjalinnya hubungan bisnis dengan nasabah.

1. Prosedur Pembukaan Akun

• Klien mengisi formulir pembukaan akun yang menunjukkan semua informasi yang diperlukan.
• Administrator yang bertanggung jawab mengumpulkan semua informasi awal klien dan meneruskannya langsung ke Manajemen dan Petugas Kepatuhan AML untuk diperiksa, ditinjau, dan disetujui.
• Setelah persetujuan, administrator mencatat semua informasi yang diperlukan ke dalam sistem perangkat lunak Perusahaan dan mengomunikasikannya ke departemen terkait.

Dokumentasi KYC

Sebelum menerima klien baru dan mengizinkan mereka untuk bertransaksi dengan Perusahaan, dokumen-dokumen berikut harus diperoleh untuk verifikasi identitas klien:

1. Orang Perseorangan
2. Dokumen identifikasi yang diperlukan dari orang perseorangan (klien individu) untuk melaksanakan prosedur KYC Perusahaan secara efisien adalah sebagai berikut:

• Bukti Identitas yang dikeluarkan pemerintah yang sah dan tersertifikasi - Paspor, KTP Nasional, SIM (...) yang harus mencakup Nama Lengkap klien, Tanggal Lahir klien, Foto klien, dan Status Keabsahan (Tanggal Kedaluwarsa dan/atau Tanggal Penerbitan + Masa Berlaku)
• Bukti alamat rumah terbaru yang tersertifikasi atas nama orang tersebut - Laporan Bank, Tagihan Utilitas, Tagihan Telepon (...) yang harus mencakup Nama Lengkap klien, Alamat Rumah klien, dan Tanggal Penerbitan (tidak boleh lebih dari 3 bulan).

1. Badan Hukum
2. Prosedur identifikasi yang berbeda diikuti untuk Badan Hukum (klien korporat) yang tertarik membuka akun dengan Perusahaan. Persyaratan dokumentasi ini disajikan di bawah ini:

• Dokumen Pendirian
• Bentuk dan nama dokumen korporat dapat bervariasi tergantung pada negara pendirian dan/atau bentuk hukum perusahaan. Namun, Dokumen Korporat yang dikeluarkan pemerintah yang diperlukan harus mencakup nama Perusahaan, Tanggal dan Tempat Pendirian, Alamat Kantor Terdaftar, Direktur dan penandatangan yang berwenang, Struktur kepemilikan/saham (nama Pemegang Saham dan persentase kepemilikan saham), Kegiatan terdaftar perusahaan. Dokumen-dokumen ini dapat mencakup namun tidak terbatas pada Sertifikat pendirian atau Sertifikat Pendaftaran, Sertifikat Kantor Terdaftar, Sertifikat Direktur dan Sekretaris, Sertifikat Pemegang Saham Terdaftar, Memorandum dan anggaran dasar.
• Dokumen Direktur dan Pemilik Manfaat
• Dokumen KYC dan identifikasi pribadi diperlukan dari:
• Direktur Badan Hukum
• Pemilik Manfaat Akhir Badan Hukum dengan kepemilikan manfaat 10% atau lebih.
• Dokumen identifikasi ini mencakup Bukti Identitas dan Bukti Tempat Tinggal.
• Resolusi Dewan
• Resolusi dewan direksi badan hukum untuk pembukaan akun dan pemberian wewenang kepada mereka yang akan mengoperasikannya.