Dasar KYC

Dasar ini mesti dibaca bersama dengan Dasar AML Syarikat, memastikan pematuhan penuh dengan undang-undang yang berkenaan berkaitan dengan aktiviti Pengubahan Wang Haram dan Pembiayaan Keganasan. Tujuan Dasar ini adalah untuk memberikan panduan mengenai prosedur Kenali Pelanggan Anda ("KYC") yang diikuti oleh Syarikat untuk mencapai pematuhan penuh dengan perundangan AML yang berkaitan. Dasar ini terpakai kepada semua pegawai, pekerja, pengenalan broker, syarikat gabungan, produk dan perkhidmatan yang ditawarkan oleh Syarikat.

1. PROSEDUR PENGKATEGORIAN DAN PENGENALPASTIAN PELANGGAN

Syarikat telah menerima pakai semua keperluan undang-undang yang berkenaan berkaitan dengan pengkategorian dan pengenalpastian pelanggan serta prosedur usaha wajar seperti yang dijelaskan di bawah.

Pengkategorian Pelanggan

Pelanggan dikategorikan berdasarkan profil risiko mereka kepada tiga kategori utama seperti yang dijelaskan di bawah:

1. Pelanggan Berisiko Rendah
2. Jenis pelanggan berikut dianggap berisiko rendah. Perlu diingatkan bahawa Syarikat akan mengumpul maklumat yang mencukupi untuk menentukan sama ada pelanggan layak diklasifikasikan sebagai pelanggan berisiko rendah:

• Institusi kredit atau kewangan yang terletak di negara lain yang mengenakan keperluan yang lebih tinggi atau setara dengan yang ditetapkan oleh pengawal selia Syarikat.
• Syarikat tersenarai yang sekuritinya diterima untuk didagangkan di pasaran terkawal negara lain yang tertakluk kepada keperluan pendedahan yang selaras dengan perundangan Komuniti.

1. Pelanggan Berisiko Normal
2. Semua pelanggan yang tidak termasuk dalam kategori Berisiko Tinggi atau Berisiko Rendah akan dianggap sebagai Pelanggan Berisiko Normal.
3. Pelanggan Berisiko Tinggi
4. Pelanggan dengan kriteria berikut diklasifikasikan sebagai berisiko tinggi disebabkan oleh keadaan berikut:

• Pelanggan bukan bersemuka
• Akaun pelanggan atas nama orang ketiga
• Akaun Orang Yang Terdedah Secara Politik ("PEP")
• Perjudian / permainan elektronik melalui internet
• Pelanggan dari negara yang tidak melaksanakan cadangan FATF dengan secukupnya
• Pelanggan yang melibatkan risiko pengubahan wang haram dan pembiayaan keganasan yang lebih tinggi
• Mana-mana Pelanggan lain yang ditentukan oleh Syarikat sendiri untuk diklasifikasikan sedemikian

Pengenalpastian Pelanggan (Usaha Wajar)

1. Syarat Usaha Wajar
2. Prosedur Pengenalpastian Pelanggan dan Usaha Wajar digunakan dalam keadaan berikut:

• Mewujudkan hubungan perniagaan;
• Terdapat syak wasangka pengubahan wang haram atau pembiayaan keganasan, tanpa mengira jumlah transaksi;
• Terdapat keraguan tentang kecukupan data pengenalpastian pelanggan yang diperoleh sebelum ini;
• Kegagalan atau keengganan oleh pelanggan untuk mengemukakan data dan maklumat yang diperlukan untuk pengesahan identitinya dan penciptaan profil ekonominya, tanpa justifikasi yang mencukupi.

1. Masa Usaha Wajar

• Pengenalpastian pelanggan dan usaha wajar mesti dilakukan sebelum penubuhan hubungan perniagaan atau pelaksanaan transaksi.
• Pengesahan identiti pelanggan boleh diselesaikan semasa penubuhan hubungan perniagaan jika ini perlu untuk tidak mengganggu kelancaran perniagaan biasa dan di mana terdapat risiko pengubahan wang haram atau pembiayaan keganasan yang terhad. Dalam keadaan sedemikian, prosedur ini perlu diselesaikan secepat mungkin.
• Semakan rekod sedia ada mesti dilakukan secara berkala, memastikan dokumen, data atau maklumat yang dipegang adalah terkini.
• Prosedur usaha wajar pelanggan hendaklah digunakan bukan sahaja kepada semua pelanggan baru tetapi juga pada masa yang sesuai kepada pelanggan sedia ada berdasarkan risiko.
• Apabila akaun pelanggan dibuka, ia harus dipantau dengan teliti.
• Semakan hendaklah dijalankan sekurang-kurangnya dua kali setahun, dan nota disediakan yang merumuskan hasil semakan, yang mesti disimpan dalam fail pelanggan.
• Pada selang masa yang kerap, Syarikat harus membandingkan anggaran pusing ganti akaun dengan pusing ganti sebenar.
• Sebarang penyelewengan serius harus disiasat, bukan sahaja untuk tindakan yang mungkin diambil oleh Syarikat berhubung dengan akaun tertentu yang terlibat, tetapi juga untuk menilai kebolehpercayaan orang atau entiti yang telah memperkenalkan pelanggan.

1. Prosedur Usaha Wajar
2. Amalan yang dipatuhi oleh Syarikat untuk mematuhi keperluan Undang-undang mengenai subjek pengenalpastian pelanggan dicapai berdasarkan pendekatan berasaskan risiko dan ditetapkan seperti di bawah:

• Prosedur Usaha Wajar Pelanggan Biasa terpakai untuk pelanggan berisiko normal dan hendaklah merangkumi perkara berikut:
• Pengenalpastian pelanggan dan pengesahan identiti pelanggan berdasarkan maklumat yang diperoleh daripada sumber yang boleh dipercayai dan bebas.
• Bagi orang yang sah, mengambil langkah berasaskan risiko dan mencukupi untuk memahami struktur pemilikan dan kawalan pelanggan.
• Mendapatkan maklumat mengenai tujuan dan sifat yang dimaksudkan bagi hubungan perniagaan.
• Menjalankan pemantauan berterusan hubungan perniagaan termasuk penelitian terhadap transaksi yang dijalankan sepanjang hubungan untuk memastikan transaksi yang dijalankan adalah konsisten dengan data dan maklumat yang dipegang oleh firma berkaitan dengan pelanggan.
• Prosedur Usaha Wajar Pelanggan Ringkas boleh terpakai untuk pelanggan berisiko rendah. Langkah-langkah ini hendaklah terpakai apabila tiada syak wasangka pengubahan wang haram, tanpa mengira sebarang pengecualian, pengecualian atau ambang, dan tidak setiap kali hubungan perniagaan diwujudkan.
• Prosedur Usaha Wajar Pelanggan Dipertingkatkan hendaklah terpakai dalam situasi yang secara semula jadi boleh menimbulkan risiko tinggi pengubahan wang haram atau pembiayaan keganasan. Syarikat hendaklah mengambil langkah khusus dan mencukupi untuk mengimbangi risiko tinggi, dengan menggunakan satu atau lebih langkah berikut:
• Memastikan identiti pelanggan ditetapkan melalui dokumen, data atau maklumat tambahan.
• Menggunakan langkah tambahan untuk mengesahkan atau memperakui dokumen yang dibekalkan. Memastikan pembayaran pertama operasi dijalankan melalui akaun yang dibuka atas nama pelanggan dengan institusi kredit yang beroperasi di negara yang mengenakan keperluan yang lebih tinggi atau setara dengan yang ditetapkan oleh pengawal selia Syarikat.

1. Prosedur Pengesahan
2. Prosedur pengesahan berikut akan diikuti oleh Syarikat untuk mengesahkan identiti pelanggan semasa penubuhan hubungan perniagaan:

• Syarikat akan memastikan bahawa pembinaan profil ekonomi, penilaian kesesuaian dan penilaian kesesuaian hendaklah dilakukan pada setiap masa sebelum penubuhan hubungan perniagaan.
• Pelanggan diberikan tempoh tangguh lima belas (15) hari untuk memberikan dokumen pengenalan diri mereka kepada Syarikat;
• Sepanjang tempoh 15 hari, Syarikat dikehendaki memastikan perkara berikut:
• Dana hanya boleh datang daripada akaun bank atau melalui cara lain yang dikaitkan dengan akaun bank atas nama pelanggan.
• E-mel pemberitahuan / peringatan akan dihantar kepada pelanggan yang meminta untuk diberikan dokumen pengenalan diri pelanggan.
• Penutupan akaun dalam kes di mana prosedur pengesahan tidak selesai selepas tamat tempoh.
• Syarikat tidak boleh menahan sebarang dana pelanggan dan tiada akaun akan dibekukan melainkan terdapat syak wasangka pengubahan wang haram.

1. Perkara lain berkaitan Usaha Wajar

• Orang Yang Terdedah Secara Politik
• Orang Yang Terdedah Secara Politik ("PEP") adalah individu yang sedang atau pernah memegang fungsi awam yang menonjol di negara asing dan rakan rapat adalah seseorang yang mempunyai hubungan rapat dengan orang yang terdedah secara politik. Syarikat hendaklah mengamalkan langkah usaha wajar tambahan berikut untuk menentukan sama ada bakal pelanggan adalah orang yang terdedah secara politik:
• Kelulusan Khas daripada Pengurusan sebelum penubuhan hubungan perniagaan dengan pelanggan.
• Mengambil langkah yang sesuai untuk menetapkan asal usul aset pelanggan dan sumber dana yang berkaitan dengan penubuhan hubungan perniagaan atau transaksi.
• Menjalankan pemantauan yang dipertingkatkan dan berterusan terhadap hubungan perniagaan.
• Akaun Tanpa Nama atau Bernombor
• Syarikat dilarang menyimpan akaun tanpa nama atau bernombor. Selain itu, Syarikat hendaklah memberi perhatian khusus kepada sebarang ancaman pengubahan wang haram atau pembiayaan keganasan yang mungkin timbul daripada produk atau transaksi yang mungkin memihak kepada tanpa nama dan mengambil langkah untuk mencegah penggunaannya untuk tujuan pengubahan wang haram atau pembiayaan keganasan.
• Pelaksanaan Usaha Wajar oleh Pihak Ketiga
• Syarikat dibenarkan untuk dan boleh bergantung kepada pihak ketiga untuk memenuhi keperluan usaha wajar pelanggan. Walau bagaimanapun, dalam kes sedemikian, tanggungjawab utama untuk memenuhi keperluan tersebut hendaklah kekal dengan Syarikat yang bergantung kepada pihak ketiga.

2. PROSEDUR PEMBUKAAN AKAUN PELANGGAN DAN DOKUMENTASI KYC

Sebelum menerima pelanggan baru, Syarikat memerlukan pelanggan ini untuk memberikan maklumat dan dokumentasi tertentu untuk tujuan pengenalpastian pelanggan dan pengesahan identiti pelanggan.

Pembukaan Akaun

1. Maklumat Diperlukan untuk Pembukaan Akaun
2. Semua pelanggan yang berminat untuk membuka akaun dengan Syarikat diminta memberikan maklumat tertentu termasuk:

• Butiran peribadi Pelanggan
• Pembinaan Profil Ekonomi untuk Pelanggan
• Penilaian Kesesuaian/Kesesuaian Pelanggan. Adalah jelas bahawa pengenalpastian pelanggan termasuk pembinaan profil ekonomi dan penilaian kesesuaian/kesesuaian hendaklah berlaku sebelum penubuhan hubungan perniagaan dengan pelanggan.

1. Prosedur Pembukaan Akaun

• Pelanggan melengkapkan borang pembukaan akaun dengan menunjukkan semua maklumat yang diperlukan.
• Pentadbir yang bertanggungjawab mengumpul semua maklumat awal pelanggan dan menghantarnya terus kepada Pengurusan dan Pegawai Pematuhan AML untuk pemeriksaan, semakan dan kelulusan.
• Selepas kelulusan, pentadbir merekodkan semua maklumat yang diperlukan ke dalam sistem perisian Syarikat dan menyampaikannya kepada jabatan yang berkaitan.

Dokumentasi KYC

Sebelum menerima pelanggan baharu dan membenarkan mereka berdagang dengan Syarikat, dokumen berikut hendaklah diperoleh untuk pengesahan identiti pelanggan:

1. Orang Asli
2. Dokumen pengenalan yang diperlukan daripada orang asli (Pelanggan Individu) untuk melaksanakan prosedur KYC Syarikat dengan cekap adalah seperti berikut:

• Bukti Identiti yang sah yang dikeluarkan kerajaan yang disahkan - Pasport, Kad Pengenalan Negara, Lesen Memandu (...) yang hendaklah merangkumi Nama Penuh pelanggan, Tarikh Lahir pelanggan, Gambar pelanggan dan Status Kesahan (Tarikh Luput dan/atau Tarikh Dikeluarkan + Tempoh Kesahan)
• Bukti alamat rumah yang terkini yang disahkan atas nama orang tersebut - Penyata Bank, Bil Utiliti, Bil Telefon (...) yang hendaklah merangkumi Nama Penuh pelanggan, Alamat Rumah pelanggan dan Tarikh Dikeluarkan (tidak boleh melebihi 3 bulan).

1. Orang Berbadan Hukum
2. Prosedur pengenalan yang berbeza diikuti untuk Orang Berbadan Hukum (pelanggan korporat) yang berminat untuk membuka akaun dengan Syarikat. Keperluan dokumentasi ini dibentangkan di bawah:

• Dokumen Penubuhan
• Bentuk dan nama dokumen korporat mungkin berbeza bergantung pada negara penubuhan dan/atau bentuk undang-undang syarikat. Walau bagaimanapun, Dokumen Korporat yang dikeluarkan kerajaan yang diperlukan hendaklah merangkumi nama Perbadanan, Tarikh dan Tempat Penubuhan, Alamat Pejabat Berdaftar, Pengarah dan penandatangan yang diberi kuasa, Struktur pemilikan/pemegang saham (Nama Pemegang Saham dan peratusan pemegangan saham), Aktiviti berdaftar korporat. Dokumen ini mungkin termasuk tetapi tidak terhad kepada Sijil penubuhan atau Sijil Pendaftaran, Sijil Pejabat Berdaftar, Sijil Pengarah dan Setiausaha, Sijil Pemegang Saham Berdaftar, Memorandum dan artikel persatuan.
• Dokumen Pengarah dan Pemilik Manfaat
• Dokumen KYC dan pengenalan diri diperlukan daripada:
• Pengarah Orang Berbadan Hukum
• Pemilik Manfaat Akhir Orang Berbadan Hukum dengan 10% pemilikan manfaat atau lebih.
• Dokumen pengenalan ini termasuk Bukti Identiti dan Bukti Tempat Tinggal.
• Resolusi Lembaga Pengarah
• Resolusi lembaga pengarah orang berbadan hukum untuk pembukaan akaun dan pemberian kuasa kepada mereka yang akan mengendalikannya.