یہ پالیسی کمپنی کی AML پالیسی کے ساتھ مل کر پڑھی جائے، تاکہ منی لانڈرنگ اور دہشت گردی کی مالی معاونت کی سرگرمیوں سے متعلق قابل اطلاق قوانین کی مکمل تعمیل یقینی بنائی جا سکے۔ اس پالیسی کا مقصد اپنے کلائنٹ کو جاننے ("KYC") کے طریقہ کار پر رہنمائی فراہم کرنا ہے جو کمپنی متعلقہ AML قانون سازی کی مکمل تعمیل حاصل کرنے کے لیے اپناتی ہے۔ یہ پالیسی کمپنی کے تمام افسران، ملازمین، متعارف کرانے والے بروکرز، الحاق شدہ کمپنیوں، اور کمپنی کی پیش کردہ مصنوعات اور خدمات پر لاگو ہوتی ہے۔
1. کلائنٹ کی درجہ بندی اور شناخت کے طریقہ کار
کمپنی نے کلائنٹ کی درجہ بندی اور شناخت اور مستعدی کے طریقہ کار سے متعلق قابل اطلاق قوانین کی تمام ضروریات اپنا لی ہیں جیسا کہ ذیل میں وضاحت کی گئی ہے۔
کلائنٹ کی درجہ بندی
کلائنٹس کو ان کے رسک پروفائل کی بنیاد پر تین اہم اقسام میں درجہ بند کیا جاتا ہے جیسا کہ ذیل میں وضاحت کی گئی ہے:
- کم رسک والے کلائنٹس
- درج ذیل قسم کے کلائنٹس کو کم رسک سمجھا جاتا ہے۔ یہ نوٹ کیا جائے کہ کمپنی اس بات کا تعین کرنے کے لیے کافی معلومات جمع کرے گی کہ آیا کلائنٹ کم رسک والے کلائنٹ کے طور پر درجہ بند ہونے کا اہل ہے:
- کسی دوسرے ملک میں واقع کریڈٹ یا مالیاتی ادارے جو کمپنی کے ریگولیٹرز کی مقرر کردہ ضروریات سے زیادہ یا مساوی ضروریات عائد کرتے ہیں۔
- لisted کمپنیاں جن کی سیکیورٹیز دوسرے ممالک کے ریگولیٹڈ مارکیٹ میں تجارت کے لیے منظور شدہ ہیں اور جو کمیونٹی قانون سازی کے مطابق انکشاف کی ضروریات کے پابند ہیں۔
- عام رسک والے کلائنٹس
- تمام کلائنٹس جو نہ تو ہائی رسک اور نہ ہی کم رسک کیٹیگری میں آتے ہیں، عام رسک والے کلائنٹس سمجھے جائیں گے۔
- ہائی رسک والے کلائنٹس
- درج ذیل معیار والے کلائنٹس درج ذیل شرائط کی وجہ سے ہائی رسک کے طور پر درجہ بند کیے جاتے ہیں:
- غیر آمنے سامنے والے صارفین
- کسی تیسرے شخص کے نام پر کلائنٹ اکاؤنٹس
- سیاسی طور پر نمایاں افراد ("PEP") کے اکاؤنٹس
- انٹرنیٹ کے ذریعے الیکٹرانک جوا/گیمنگ
- ایسے ممالک کے صارفین جو FATF کی سفارشات کو مناسب طریقے سے نافذ نہیں کرتے
- ایسے کلائنٹس جن میں منی لانڈرنگ اور دہشت گردی کی مالی معاونت کا زیادہ رسک ہو
- کوئی دوسرا کلائنٹ جسے کمپنی خود اس طرح درجہ بند کرنے کا تعین کرے
کلائنٹ کی شناخت (مستعدی)
- مستعدی کی شرائط
- کلائنٹ کی شناخت اور مستعدی کے طریقہ کار درج ذیل شرائط میں لاگو ہوتے ہیں:
- کاروباری تعلق قائم کرنا؛
- منی لانڈرنگ یا دہشت گردی کی مالی معاونت کا شبہ ہو، چاہے لین دین کی رقم کچھ بھی ہو؛
- پہلے حاصل کردہ کلائنٹ کی شناخت کے اعداد و شمار کی مناسبیت کے بارے میں شکوک ہوں؛
- کلائنٹ کی طرف سے اپنی شناخت کی تصدیق اور اپنا اقتصادی پروفائل بنانے کے لیے مطلوبہ ڈیٹا اور معلومات جمع کرانے میں ناکامی یا انکار، بغیر کسی مناسب جواز کے۔
- مستعدی کا وقت
- کلائنٹ کی شناخت اور مستعدی کاروباری تعلق قائم کرنے یا لین دین کرنے سے پہلے ہونی چاہیے۔
- کلائنٹ کی شناخت کی تصدیق کاروباری تعلق قائم کرنے کے دوران مکمل کی جا سکتی ہے اگر یہ کاروبار کے معمول کے بہاؤ میں خلل نہ ڈالنے کے لیے ضروری ہو اور جہاں منی لانڈرنگ یا دہشت گردی کی مالی معاونت کا محدود رسک ہو۔ ایسی صورت میں، یہ طریقہ کار جلد از جلد مکمل کرنے کی ضرورت ہے۔
- موجودہ ریکارڈز کا باقاعدگی سے جائزہ لیا جانا چاہیے، تاکہ یہ یقینی بنایا جا سکے کہ رکھی گئی دستاویزات، ڈیٹا یا معلومات تازہ ترین ہیں۔
- کلائنٹ کی مستعدی کے طریقہ کار نہ صرف تمام نئے کلائنٹس پر بلکہ مناسب اوقات میں موجودہ کلائنٹس پر بھی رسک کی بنیاد پر لاگو کیے جائیں گے۔
- جب کلائنٹ کا اکاؤنٹ کھولا جائے تو اس پر قریب سے نظر رکھی جانی چاہیے۔
- سال میں کم از کم دو بار جائزہ لیا جانا چاہیے، اور جائزے کے نتائج کا خلاصہ پیش کرنے والا ایک نوٹ تیار کیا جانا چاہیے، جسے صارف کی فائل میں رکھا جانا چاہیے۔
- بار بار، کمپنی کو اکاؤنٹ کے تخمینی کاروبار کا اصل کاروبار سے موازنہ کرنا چاہیے۔
- کسی بھی سنگین انحراف کی چھان بین کی جانی چاہیے، نہ صرف متعلقہ اکاؤنٹ کے سلسلے میں کمپنی کی ممکنہ کارروائی کے لیے، بلکہ اس شخص یا ادارے کی بھروسے کی جانچ کرنے کے لیے جس نے صارف کو متعارف کرایا ہے۔
- مستعدی کے طریقہ کار
- کلائنٹ کی شناخت کے موضوع پر قانون کی ضروریات کی تعمیل کرنے کے لیے کمپنی جس طرز عمل پر عمل کرتی ہے وہ رسک پر مبنی نقطہ نظر پر حاصل کیا جاتا ہے اور اسے ذیل میں بیان کیا گیا ہے:
- عام رسک والے کلائنٹس کے لیے عام کلائنٹ مستعدی کا طریقہ کار لاگو ہوتا ہے اور اس میں درج ذیل شامل ہوں گے:
- کلائنٹ کی شناخت اور قابل اعتماد اور آزاد ذریعہ سے حاصل کردہ معلومات کی بنیاد پر کلائنٹ کی شناخت کی تصدیق۔
- قانونی افراد کے لیے، کلائنٹ کی ملکیت اور کنٹرول کے ڈھانچے کو سمجھنے کے لیے رسک پر مبنی اور مناسب اقدامات کرنا۔
- کاروباری تعلق کے مقصد اور متوقع نوعیت کے بارے میں معلومات حاصل کرنا۔
- کاروباری تعلق کی مسلسل نگرانی کرنا جس میں تعلق کے دوران کیے گئے لین دین کی جانچ پڑتال شامل ہے تاکہ یہ یقینی بنایا جا سکے کہ کیے جا رہے لین دین فرم کے پاس کلائنٹ کے سلسلے میں موجود ڈیٹا اور معلومات سے مطابقت رکھتے ہیں۔
- کم رسک والے کلائنٹس کے لیے آسان کلائنٹ مستعدی کا طریقہ کار لاگو ہو سکتا ہے۔ یہ اقدامات اس وقت لاگو ہوں گے جب منی لانڈرنگ کا کوئی شبہ نہ ہو، چاہے کوئی استثنا، چھوٹ یا حد ہو، اور نہ صرف جب کاروباری تعلق قائم ہو۔
- بہتر کلائنٹ مستعدی کا طریقہ کار ان حالات میں لاگو ہونا چاہیے جو فطرتاً منی لانڈرنگ یا دہشت گردی کی مالی معاونت کا زیادہ رسک پیش کر سکتے ہیں۔ کمپنی زیادہ رسک کی تلافی کے لیے مخصوص اور مناسب اقدامات کرے گی، درج ذیل میں سے ایک یا زیادہ اقدامات لاگو کرکے:
- یقینی بنائیں کہ کلائنٹ کی شناخت اضافی دستاویزات، ڈیٹا یا معلومات کے ذریعے قائم کی گئی ہے۔
- فراہم کردہ دستاویزات کی تصدیق یا توثیق کے لیے اضافی اقدامات لاگو کریں۔ یقینی بنائیں کہ آپریشنز کی پہلی ادائیگی کلائنٹ کے نام پر کھولے گئے اکاؤنٹ کے ذریعے کسی کریڈٹ ادارے کے ساتھ کی جاتی ہے جو ایسے ملک میں کام کرتا ہے جو کمپنی کے ریگولیٹرز کی مقرر کردہ ضروریات سے زیادہ یا مساوی ضروریات عائد کرتا ہے۔
- تصدیق کا طریقہ کار
- کاروباری تعلق قائم کرنے کے دوران کلائنٹ کی شناخت کی تصدیق کے لیے کمپنی درج ذیل تصدیقی طریقہ کار پر عمل کرے گی:
- کمپنی اس بات کو یقینی بنائے گی کہ اقتصادی پروفائل کی تعمیر، مناسبیت کی تشخیص اور موزونیت کی تشخیص کاروباری تعلق قائم کرنے سے پہلے ہر وقت انجام دی جائے۔
- کلائنٹس کو اپنے شناختی دستاویزات کمپنی کو فراہم کرنے کے لیے پندرہ (15) دن کی مہلت دی جاتی ہے؛
- 15 دن کی مدت کے دوران کمپنی کو درج ذیل کو یقینی بنانا ہوگا:
- فنڈز صرف بینک اکاؤنٹ سے یا ان دیگر ذرائع سے آ سکتے ہیں جو کلائنٹ کے نام پر بینک اکاؤنٹ سے منسلک ہوں۔
- کلائنٹس کو اطلاع/یاد دہانی والی ای میلز بھیجی جائیں گی جن میں کلائنٹ کے شناختی دستاویزات فراہم کرنے کی درخواست کی جائے گی۔
- مدت مکمل ہونے کے بعد تصدیقی طریقہ کار مکمل نہ ہونے کی صورت میں اکاؤنٹ بند کرنا۔
- کمپنی کسی بھی کلائنٹ کے فنڈز کو روک نہیں سکتی اور نہ ہی کوئی اکاؤنٹ منجمد کیا جائے گا جب تک کہ منی لانڈرنگ کا شبہ نہ ہو۔
- مستعدی سے متعلق دیگر معاملات
- سیاسی طور پر نمایاں افراد
- سیاسی طور پر نمایاں افراد ("PEPs") وہ افراد ہیں جو کسی غیر ملکی ملک میں نمایاں عوامی عہدوں پر فائز ہیں یا رہ چکے ہیں، اور قریبی ساتھی وہ شخص ہے جس کا سیاسی طور پر نمایاں افراد کے ساتھ قریبی تعلق ہو۔ کمپنی کو اس بات کا تعین کرنے کے لیے درج ذیل اضافی مستعدی اقدامات اپنانے چاہئیں کہ آیا ممکنہ کلائنٹ سیاسی طور پر نمایاں فرد ہے:
- کلائنٹ کے ساتھ کاروباری تعلق قائم کرنے سے پہلے انتظامیہ سے خصوصی منظوری۔
- کلائنٹ کے اثاثوں کی اصلیت اور فنڈز کے ذرائع قائم کرنے کے لیے مناسب اقدامات کرنا جو کاروباری تعلق یا لین دین کے قیام سے متعلق ہیں۔
- کاروباری تعلق کی بہتر اور مسلسل نگرانی کرنا۔
- گمنام یا نمبر والے اکاؤنٹس
- کمپنی کو گمنام یا نمبر والے اکاؤنٹس رکھنے سے منع کیا گیا ہے۔ مزید برآں، کمپنی کو کسی بھی منی لانڈرنگ یا دہشت گردی کی مالی معاونت کے خطرے پر خصوصی توجہ دینی چاہیے جو ان مصنوعات یا لین دین سے پیدا ہو سکتا ہے جو گمنامی کو فروغ دے سکتے ہیں اور انہیں منی لانڈرنگ یا دہشت گردی کی مالی معاونت کے مقاصد کے لیے استعمال ہونے سے روکنے کے لیے اقدامات کرنے چاہئیں۔
- تیسرے فریق کے ذریعے مستعدی کی کارکردگی
- کمپنی کو اجازت ہے اور وہ کلائنٹ کی مستعدی کی ضروریات کو پورا کرنے کے لیے تیسرے فریق پر بھروسہ کر سکتی ہے۔ تاہم، ایسی صورتوں میں، ان ضروریات کو پورا کرنے کی حتمی ذمہ داری کمپنی پر ہی رہے گی جو تیسرے فریق پر بھروسہ کرتی ہے۔
2. کلائنٹ اکاؤنٹ کھولنے اور KYC دستاویزات کے طریقہ کار
نئے کلائنٹس کو قبول کرنے سے پہلے، کمپنی ان کلائنٹس سے کلائنٹ کی شناخت اور کلائنٹ کی شناخت کی تصدیق کے مقصد کے لیے کچھ معلومات اور دستاویزات فراہم کرنے کا تقاضا کرتی ہے۔
اکاؤنٹ کھولنا
- اکاؤنٹ کھولنے کے لیے مطلوبہ معلومات
- کمپنی کے ساتھ اکاؤنٹ کھولنے میں دلچسپی رکھنے والے تمام کلائنٹس سے کچھ معلومات فراہم کرنے کی درخواست کی جاتی ہے جن میں شامل ہیں:
- کلائنٹ کی ذاتی تفصیلات
- کلائنٹ کے لیے اقتصادی پروفائل کی تعمیر
- کلائنٹ کی مناسبیت/موزونیت کی تشخیص۔ یہ واضح ہے کہ کلائنٹ کی شناخت بشمول اقتصادی پروفائل کی تعمیر اور مناسبیت/موزونیت کی تشخیص کلائنٹ کے ساتھ کاروباری تعلق قائم کرنے سے پہلے ہونی چاہیے۔
- اکاؤنٹ کھولنے کا طریقہ کار
- کلائنٹ اکاؤنٹ کھولنے کے فارم مکمل کرتا ہے جس میں تمام مطلوبہ معلومات درج ہوتی ہیں۔
- ذمہ دار منتظم کلائنٹ کی تمام ابتدائی معلومات جمع کرتا ہے اور انہیں براہ راست مینجمنٹ اور AML کمپلائنس آفیسر کو جانچ، جائزے اور منظوری کے لیے بھیجتا ہے۔
- منظوری کے بعد، منتظم تمام ضروری معلومات کمپنی کے سافٹ ویئر سسٹمز میں درج کرتا ہے اور متعلقہ محکموں کو مطلع کرتا ہے۔
KYC دستاویزات
نئے کلائنٹس کو قبول کرنے اور انہیں کمپنی کے ساتھ تجارت کی اجازت دینے سے پہلے، کلائنٹس کی شناخت کی تصدیق کے لیے درج ذیل دستاویزات حاصل کی جائیں گی:
- قدرتی افراد
- قدرتی افراد (انفرادی کلائنٹس) سے درکار شناختی دستاویزات کمپنی کے KYC طریقہ کار کو مؤثر طریقے سے نافذ کرنے کے لیے درج ذیل ہیں:
- ایک درست مصدقہ سرکاری شناختی ثبوت - پاسپورٹ، قومی شناختی کارڈ، ڈرائیونگ لائسنس (...) جس میں کلائنٹ کا پورا نام، کلائنٹ کی تاریخ پیدائش، کلائنٹ کی تصویر اور میعاد کی حیثیت (میعاد ختم ہونے کی تاریخ اور/یا اجراء کی تاریخ + میعاد کی مدت) شامل ہو۔
- ایک حالیہ مصدقہ ثبوت گھر کے پتے کا جو شخص کے نام پر ہو - بینک اسٹیٹمنٹ، یوٹیلیٹی بلز، فون بلز (...) جس میں کلائنٹ کا پورا نام، کلائنٹ کا گھر کا پتہ اور اجراء کی تاریخ شامل ہو (3 ماہ سے پرانا نہ ہو)۔
- قانونی افراد
- قانونی افراد (کارپوریٹ کلائنٹس) کے لیے جو کمپنی کے ساتھ اکاؤنٹ کھولنے میں دلچسپی رکھتے ہیں، ایک مختلف شناختی طریقہ کار اپنایا جاتا ہے۔ ان دستاویزات کے تقاضے ذیل میں پیش کیے گئے ہیں:
- تشکیل کے دستاویزات
- کارپوریٹ دستاویزات کی شکل اور نام ملک اور/یا کمپنی کی قانونی شکل کے لحاظ سے مختلف ہو سکتے ہیں۔ تاہم، مطلوبہ سرکاری کارپوریٹ دستاویزات میں کارپوریشن کا نام، تاریخ اور جگہ تشکیل، رجسٹرڈ آفس کا پتہ، ڈائریکٹرز اور مجاز دستخط کنندگان، ملکیت/شیئر ہولڈنگ کا ڈھانچہ (شیئر ہولڈرز کے نام اور شیئر ہولڈنگ فیصد)، کارپوریٹ رجسٹرڈ سرگرمیاں شامل ہونی چاہئیں۔ ان دستاویزات میں شامل ہو سکتے ہیں لیکن ان تک محدود نہیں: سرٹیفکیٹ آف انکارپوریشن یا سرٹیفکیٹ آف رجسٹریشن، سرٹیفکیٹ آف رجسٹرڈ آفس، سرٹیفکیٹ آف ڈائریکٹرز اینڈ سیکرٹری، سرٹیفکیٹ آف رجسٹرڈ شیئر ہولڈرز، میمورنڈم اور آرٹیکلز آف ایسوسی ایشن۔
- ڈائریکٹرز اور فائدہ اٹھانے والے مالکان کے دستاویزات
- ذاتی KYC اور شناختی دستاویزات درج ذیل سے درکار ہیں:
- قانونی شخص کے ڈائریکٹرز
- قانونی شخص کے حتمی فائدہ اٹھانے والے مالکان جن کی 10% یا اس سے زیادہ فائدہ اٹھانے والی ملکیت ہو۔
- ان شناختی دستاویزات میں شناخت کا ثبوت اور رہائش کا ثبوت شامل ہے۔
- بورڈ قرارداد
- قانونی شخص کے بورڈ آف ڈائریکٹرز کی ایک قرارداد اکاؤنٹ کھولنے اور ان لوگوں کو اختیار دینے کے لیے جو اسے چلائیں گے۔